Poin Penting
Auto Reply WhatsApp Business adalah fitur balasan otomatis untuk menyambut pelanggan, memberi informasi di luar jam operasional, atau mempercepat respons terhadap pertanyaan umum.
Cara Kerja Auto Reply WhatsApp: Pesan otomatis dikirim berdasarkan pengaturan tertentu, seperti pesan pertama pelanggan atau jadwal di luar jam kerja.
Cara Setting Auto Reply WhatsApp Business: Aktifkan pesan salam dan pesan di luar jam kerja melalui menu Fitur, lalu siapkan balasan cepat untuk pertanyaan yang sering diajukan.
Cara setting auto reply WhatsApp Business dapat dilakukan melalui fitur pesan salam dan pesan di luar jam kerja yang tersedia pada aplikasi WhatsApp Business.
Fitur ini membantu bisnis memberikan respons awal kepada pelanggan tanpa harus mengetik pesan secara manual setiap kali menerima chat.
Bagi bisnis yang menerima banyak pertanyaan, auto reply WhatsApp dapat membantu menyampaikan informasi dasar seperti jam operasional, alamat toko, ketersediaan layanan, atau perkiraan waktu balasan admin.
Pelanggan pun mendapatkan kepastian bahwa pesan mereka telah diterima meskipun tim belum bisa merespons secara langsung.
Berikut penjelasan mengenai pengertian auto reply, cara kerjanya, dan langkah pengaturan yang dapat langsung diterapkan:
Pengertian Auto Reply WhatsApp Business
Auto reply WhatsApp Business adalah fitur atau sistem yang mengirimkan respons secara otomatis ketika pelanggan menghubungi akun bisnis dalam kondisi tertentu.
Respons tersebut dapat berupa pesan sambutan, pemberitahuan di luar jam operasional, atau jawaban berdasarkan aturan otomatisasi yang telah dikonfigurasi.
Melalui fitur ini, bisnis dapat memberikan informasi awal tanpa harus menunggu admin membalas satu per satu. Meski demikian, kemampuan auto reply bergantung pada jenis fitur atau platform yang digunakan.
Baca juga: WA Bisnis: Pengertian, Manfaat, Fitur, dan Perbedaannya dengan WA Biasa
3 Fitur utama pada auto reply WA
Secara umum, terdapat tiga fitur perpesanan pada aplikasi WhatsApp Business yang perlu dibedakan.
1. Pesan salam (greeting message)
Pesan salam adalah balasan otomatis yang menyambut pelanggan ketika mereka menghubungi bisnis untuk pertama kali atau kembali mengirim pesan setelah periode tidak aktif tertentu.
Menurut Pusat Bantuan WhatsApp , pesan salam dapat dikirim kepada pelanggan setelah 14 hari tanpa aktivitas dalam percakapan.
Contoh pesan salam:
“Halo, selamat datang di Toko ABC! Terima kasih telah menghubungi kami. Silakan sampaikan produk yang Anda cari, dan tim kami akan membantu Anda.”
2. Pesan di luar jam kerja (away message)
Pesan di luar jam kerja adalah balasan otomatis untuk memberi tahu pelanggan bahwa bisnis sedang tutup atau admin belum tersedia.
Pengguna dapat mengatur jadwal pengiriman pesan, termasuk selalu aktif, jadwal khusus, atau hanya di luar jam operasional.
Contoh pesan di luar jam kerja:
“Halo, terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini layanan pelanggan sedang di luar jam operasional. Kami akan membalas pesan Anda pada hari kerja berikutnya, mulai pukul 09.00 WIB.”
3. Balasan cepat (quick replies)
Balasan cepat merupakan fitur untuk menyimpan jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan pelanggan.
Berbeda dari pesan salam dan pesan di luar jam kerja, fitur ini tidak mengirimkan balasan secara otomatis berdasarkan pesan masuk.
Admin perlu memilih balasan yang sudah disimpan melalui pintasan tertentu, kemudian mengirimkannya kepada pelanggan.
Fitur ini berguna untuk menjawab pertanyaan tentang harga, metode pembayaran, lokasi toko, atau prosedur pemesanan.
WhatsApp Business mendukung penyimpanan hingga 50 balasan cepat.
Baca juga: Cara Broadcast WhatsApp Business untuk Promosi Bisnis
Cara kerja Auto Reply WhatsApp
Auto reply WhatsApp bekerja berdasarkan aturan dan kondisi yang ditetapkan pengguna sebelum pesan dikirimkan.
Pada aplikasi WhatsApp Business, aturan tersebut mencakup pengaturan pesan salam dan jadwal pesan di luar jam kerja.
Berikut gambaran cara kerjanya.
1. Sistem mengenali kondisi pesan masuk
Ketika pelanggan mengirim pesan, fitur yang aktif akan memeriksa apakah kondisi pengiriman pesan otomatis terpenuhi.
Misalnya, pesan salam dapat dikirim ketika pelanggan baru menghubungi bisnis atau kembali mengirim pesan setelah periode tidak aktif tertentu.
Sementara itu, pesan di luar jam kerja dikirim sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Jika fitur tersebut aktif dan pengaturan penerima sesuai, pelanggan akan menerima pemberitahuan tanpa menunggu admin membalas secara manual.
2. Sistem mengirim pesan yang sudah diatur
Setelah kondisi pengiriman terpenuhi, WhatsApp Business mengirimkan teks yang sebelumnya telah dibuat oleh pemilik akun.
Isi pesan dapat disesuaikan dengan kebutuhan, mulai dari sapaan, informasi operasional, hingga perkiraan waktu respons.
Pastikan pesan berisi informasi yang jelas dan benar. Jika bisnis mencantumkan jam operasional atau estimasi balasan, informasi tersebut harus sesuai dengan jadwal kerja tim.
3. Admin melanjutkan percakapan
Pesan otomatis berfungsi sebagai respons awal, bukan pengganti seluruh pekerjaan layanan pelanggan.
Setelah pelanggan menerima balasan, admin tetap perlu membaca pertanyaan dan memberikan jawaban yang sesuai apabila informasi yang dibutuhkan belum tercakup dalam pesan otomatis.
Jika bisnis ingin memberikan balasan berdasarkan kata kunci, pilihan menu, atau alur percakapan tertentu, diperlukan platform otomatisasi yang mendukung fungsi tersebut.
Fitur dan kemampuan setiap platform dapat berbeda, sehingga bisnis perlu memeriksa dukungannya sebelum memilih layanan.
Baca juga: 8 Fitur WA Bisnis yang Wajib Pebisnis Gunakan
Cara setting Auto Reply WhatsApp Business
Cara mengaktifkan auto reply WhatsApp Business cukup mudah dilakukan melalui menu Fitur pada aplikasi.
Sebelum memulai, pastikan aplikasi sudah diperbarui dan perangkat memiliki koneksi internet agar pesan otomatis dapat dikirimkan sesuai pengaturan.
1. Cara setting pesan salam WhatsApp Business
Pesan salam cocok untuk menyambut pelanggan yang baru menghubungi bisnis atau kembali mengirim pesan setelah periode tidak aktif. Berikut langkah-langkah mengaturnya:
- Buka aplikasi WhatsApp Business di ponsel.
- Masuk ke tab Fitur atau buka menu Setelan > Fitur Bisnis, bergantung pada versi aplikasi.
- Pilih Pesan salam ( Greeting Message ).
- Aktifkan opsi Kirim pesan salam.
- Ketuk bagian pesan untuk menulis atau mengubah isi balasan.
- Pilih penerima pesan sesuai kebutuhan, misalnya semua orang atau kelompok kontak tertentu.
- Ketuk Simpan untuk menerapkan pengaturan.
Setelah aktif, WhatsApp Business akan mengirimkan pesan salam ketika kondisi pengiriman terpenuhi.
Perlu diingat bahwa pesan ini tidak selalu terkirim pada setiap pesan masuk, terutama jika pelanggan baru saja berinteraksi dalam periode yang ditentukan WhatsApp.
2. Cara setting pesan otomatis di luar jam kerja
Jika bisnis sering menerima chat ketika toko tutup atau admin tidak tersedia, aktifkan pesan di luar jam kerja.
Fitur ini membantu pelanggan mengetahui kapan mereka dapat memperoleh respons lebih lanjut.
Ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka WhatsApp Business, kemudian masuk ke tab Fitur atau menu Fitur Bisnis.
- Pilih Pesan di luar jam kerja ( Away Message ).
- Aktifkan opsi Kirim pesan di luar jam kerja.
- Ketuk bagian pesan untuk menulis balasan otomatis.
- Pilih menu Jadwalkan untuk menentukan kapan pesan dikirimkan.
- Pilih salah satu opsi: Selalu kirim, Jadwal khusus, atau Di luar jam kerja.
- Jika memilih di luar jam kerja, pastikan jadwal operasional sudah diatur pada profil bisnis.
- Atur penerima pesan sesuai kebutuhan, kemudian ketuk Simpan.
WhatsApp menyediakan pengaturan penerima seperti semua orang, kontak di luar buku alamat, semua orang kecuali kontak tertentu, atau hanya kontak yang dipilih.
Detail opsi dapat berbeda sesuai versi aplikasi yang digunakan.
3. Cara membuat balasan cepat WhatsApp Business
Balasan cepat membantu admin menjawab pertanyaan berulang tanpa harus mengetik ulang seluruh pesan.
Walaupun tidak bekerja otomatis berdasarkan pesan masuk, fitur ini dapat mempercepat pelayanan ketika banyak pelanggan mengajukan pertanyaan serupa.
Berikut cara membuatnya:
- Buka WhatsApp Business dan masuk ke menu Fitur Bisnis.
- Pilih Balas cepat ( Quick Replies ).
- Ketuk tombol tambah untuk membuat balasan baru.
- Masukkan isi pesan, misalnya informasi harga, metode pembayaran, atau alamat toko.
- Tentukan pintasan berupa kata singkat yang mudah diingat, seperti /harga atau /alamat .
- Ketuk Simpan.
Untuk menggunakannya, buka percakapan pelanggan dan ketik tanda garis miring ( / ) pada kolom pesan.
Pilih balasan cepat yang sesuai, periksa kembali isi pesan, lalu kirimkan kepada pelanggan.
4. Cara membuat Auto Reply berdasarkan kata kunci
Jika bisnis ingin membalas pesan berdasarkan kata tertentu, seperti “harga”, “alamat”, atau “cara pesan”, fitur bawaan WhatsApp Business mungkin belum cukup.
Kebutuhan ini biasanya memerlukan WhatsApp Business Platform/API atau layanan otomatisasi yang mendukung pemicu berdasarkan kata kunci.
Secara umum, langkah penerapannya meliputi:
- Pilih platform yang mendukung otomatisasi pesan WhatsApp.
- Hubungkan akun WhatsApp Business sesuai proses resmi yang disediakan.
- Buat aturan atau alur balasan berdasarkan kata kunci yang relevan.
- Tentukan pesan yang akan dikirim ketika kata kunci terdeteksi.
- Siapkan jalur penerusan ke admin jika pertanyaan pelanggan tidak dapat dijawab otomatis.
- Uji setiap aturan menggunakan beberapa contoh pesan sebelum diterapkan kepada pelanggan.
Sebagai contoh, ketika pelanggan mengirim pesan berisi kata “harga”, sistem dapat mengirimkan informasi harga atau tautan katalog yang sesuai. Kemampuan mendeteksi kata, memahami variasi pertanyaan, dan mengirim balasan akan ber
gantung pada fitur platform yang digunakan.
Untuk penggunaan WhatsApp Business Platform, bisnis juga perlu mengikuti kebijakan Meta tentang pesan, persetujuan penerima, dan otomatisasi.
Baca juga: Cara Buat WA Bisnis untuk Pemula (Lengkap Step by Step dan Tipsnya)
Tips menulis pesan Auto Reply WA yang efektif
Pesan otomatis sebaiknya singkat, ramah, dan langsung menjelaskan informasi yang dibutuhkan pelanggan.
Hindari balasan yang terlalu umum tanpa memberikan petunjuk tentang langkah selanjutnya.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menulis pesan auto reply adalah:
- Gunakan sapaan yang ramah: Awali pesan dengan sapaan sesuai karakter bisnis.
- Jelaskan kondisi layanan: Beri tahu pelanggan apakah admin sedang tersedia atau berada di luar jam kerja.
- Cantumkan estimasi waktu respons: Berikan perkiraan yang realistis agar pelanggan memahami kapan akan dihubungi kembali.
- Sertakan informasi penting: Tambahkan tautan katalog, alamat, atau halaman bantuan jika relevan.
- Sediakan jalur bantuan lanjutan: Jelaskan cara menghubungi admin jika pelanggan membutuhkan bantuan khusus.
- Periksa pesan secara berkala: Sesuaikan isi pesan ketika jam operasional, harga, atau prosedur layanan berubah.
Jangan menjanjikan respons instan dari admin jika tim belum tentu dapat memenuhinya.
Pesan otomatis seharusnya membantu membangun kepercayaan pelanggan, bukan menimbulkan ekspektasi yang sulit dipenuhi.
Baca juga:
Penutup
Cara setting auto reply WhatsApp Business dapat dilakukan dengan mengaktifkan pesan salam dan pesan di luar jam kerja melalui menu Fitur Bisnis.
Sementara itu, balasan cepat membantu admin mengirim jawaban berulang secara praktis, tetapi tetap membutuhkan tindakan manual sebelum pesan dikirimkan.
Untuk bisnis yang memerlukan balasan berdasarkan kata kunci, otomatisasi percakapan, atau integrasi dengan sistem layanan pelanggan, pertimbangkan platform yang mendukung kebutuhan tersebut.
Pastikan setiap pesan tetap relevan, jadwal pengiriman akurat, dan pelanggan memiliki akses untuk mendapatkan bantuan dari admin ketika diperlukan.
Dengan pengaturan yang tepat, auto reply WhatsApp dapat membantu bisnis menjaga komunikasi tetap responsif sekaligus mengelola waktu kerja tim dengan lebih efisien.
