Dalam dunia bisnis, Anda pasti pernah mendengar istilah sales order. Pada dasarnya, sales order adalah dokumen penting yang merekam pesanan pelanggan sebelum barang atau jasa dikirimkan.
Nah, mungkin Anda sedang berpikir, apa sih sebenarnya manfaat dari sales order dan bagaimana cara mengoptimalkannya untuk bisnis Anda? Mari kita bahas lebih lanjut!
Dengan memahami dan mengelola sales order dengan baik, Anda tidak hanya dapat memastikan proses transaksi Anda bisa berjalan lancar tetapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan.
Pengertian sales order
Jay Fuchs dalam laman Hubspot menjelaskan bahwa sales order adalah dokumen yang digunakan oleh bisnis untuk mencatat pesanan dari pelanggan.
Dokumen ini berisi detail penting seperti nama pelanggan, alamat pengiriman, produk atau jasa yang dipesan, jumlah barang, harga, dan tanggal pengiriman yang diinginkan.
Singkatnya, sales order adalah perjanjian resmi antara Anda dan pelanggan Anda mengenai apa yang mereka beli dan kapan mereka akan menerimanya.
Mengapa sales order penting? Karena ini adalah langkah awal dalam proses penjualan yang memastikan bahwa permintaan pelanggan dapat dipenuhi dengan tepat.
Sales order juga membantu Anda dalam melacak inventaris dan merencanakan produksi, terutama jika Anda menjalankan bisnis yang melibatkan kegiatan manufaktur.
Dengan memiliki catatan yang jelas dan detail, Anda dapat mengurangi kesalahan dan kebingungan, sehingga pelanggan Anda akan mendapatkan apa yang mereka inginkan secara tepat waktu.
Sales order juga tidak hanya menjadi alat komunikasi antara Anda dan pelanggan tetapi juga antara tim internal Anda.
Misalnya, tim sales dan tim produksi atau pengiriman dapat menggunakan sales order untuk memastikan bahwa semua detail pesanan sudah diproses dengan benar.
Oleh karena itu, sales order berfungsi sebagai peta jalan yang mengarahkan seluruh tim untuk bekerja secara terintegrasi dan memberikan pengalaman terbaik bagi pelanggan Anda.
Jadi, jika Anda belum menggunakan sales order dalam bisnis Anda, ini saat yang tepat untuk mulai mempertimbangkannya.
Dengan sistem yang terorganisir, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
Selain itu, Anda juga dapat melihat tren penjualan dan melakukan penyesuaian strategi bisnis jika diperlukan. Dengan kata lain, sales order adalah tools penting untuk menjaga bisnis Anda agar tetap berjalan dengan lancar dan menguntungkan.
Baca juga: E-Procurement: Pengertian, Manfaat, dan Penerapannya
Manfaat Sales order
1. Meningkatkan akurasi pesanan
Salah satu manfaat utama dari sales order adalah meningkatkan akurasi dalam hal proses pemesanan.
Dengan mencatat semua detail pesanan secara lengkap, Anda dapat memastikan bahwa tidak ada informasi yang terlewatkan atau salah.
Hal tersebut akan sangat membantu Anda dalam menghindari terjadinya kesalahan, seperti pengiriman produk yang salah atau jumlah yang tidak sesuai dengan permintaan pelanggan.
2. Memudahkan pelacakan inventaris
Sales order juga sangat berguna untuk manajemen inventaris. Dengan memiliki catatan pesanan yang jelas, Anda dapat dengan mudah melacak berapa banyak produk yang harus Anda siapkan dan berapa banyak stok yang tersedia.
Hal tersebut memungkinkan Anda untuk menjaga keseimbangan antara permintaan dan persediaan, sehingga Anda bisa menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mempengaruhi bisnis Anda.
3. Meningkatkan efisiensi operasional
Dengan adanya sales order, proses internal akan menjadi lebih terstruktur. Semua departemen, mulai dari penjualan hingga produksi dan pengiriman, akan memiliki panduan yang jelas mengenai apa yang harus dilakukan.
Hal tersebut akan membantu Anda dalam mempercepat proses dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan komunikasi antar tim. Hasilnya, operasional bisnis Anda akan menjadi lebih efisien dan dapat berjalan lebih lancar.
4. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Sales order juga akan membantu Anda untuk memenuhi ekspektasi pelanggan dengan lebih baik. Dengan memastikan bahwa pesanan diproses dan dikirim tepat waktu, pelanggan Anda akan merasa lebih puas dengan layanan yang Anda berikan.
Kepuasan pelanggan ini sangat penting karena bisa meningkatkan loyalitas dan potensi rekomendasi dari mulut ke mulut, yang pada akhirnya dapat membantu meningkatkan penjualan Anda.
5. Menyediakan data untuk analisis
Setiap sales order adalah sumber data penting yang dapat Anda gunakan untuk melakukan analisis lebih lanjut. Anda dapat melihat tren penjualan, produk mana yang paling laris, dan periode waktu tertentu yang lebih sibuk.
Informasi ini sangat berguna untuk perencanaan bisnis ke depan, termasuk strategi pemasaran dan pengelolaan stok.
6. Dokumen penting untuk audit dan keamanan
Sales order juga berfungsi sebagai dokumen resmi yang dapat digunakan untuk keperluan audit dan keamanan.
Dengan memiliki catatan yang lengkap dan akurat, Anda dapat dengan mudah memberikan informasi yang diperlukan jika ada audit atau jika perlu membuktikan suatu transaksi di masa depan.
Hal tersebut juga akan membantu Anda dalam menjaga transparansi dan kepercayaan dalam operasional bisnis Anda.
Dengan semua manfaat tersebut, jelas bahwa sales order adalah tools yang penting dalam menjalankan bisnis yang sukses.
Selain membantu manajemen internal, sales order juga berperan besar dalam menjaga kepuasan dan kepercayaan pelanggan Anda.
Jadi, pastikan Anda selalu menggunakan dan mengelola sales order dengan baik untuk mendapatkan manfaat di atas secara maksimal.
Baca juga: Purchase Management System: Pengertian, Fitur, dan Manfaatnya
Proses Sales order
1. Penerimaan pesanan
Proses sales order dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan. Anda bisa mendapatkan pesanan melalui berbagai channel, seperti telepon, email, situs web, atau langsung dari toko fisik.
Pada tahap ini, Anda harus mencatat semua detail pesanan dengan jelas, seperti nama pelanggan, produk yang dipesan, jumlah, dan metode pembayaran yang Anda pilih.
2. Verifikasi pesanan
Setelah menerima pesanan, langkah berikutnya adalah verifikasi. Anda perlu memastikan bahwa semua informasi pesanan sudah benar dan lengkap, seperti memeriksa ketersediaan stok produk yang dipesan.
Jika ada ketidakcocokan atau jika barang yang diminta habis, Anda harus segera menghubungi pelanggan untuk memberikan solusi, seperti menawarkan produk pengganti atau menetapkan waktu pengiriman yang lebih lama.
3. Membuat sales order
Setelah pesanan diverifikasi, Anda kemudian harus membuat dokumen sales order. Dokumen ini berisi semua detail pesanan dan berfungsi sebagai kontrak antara Anda dan pelanggan.
Sales order ini kemudian harus dikirimkan kepada pelanggan sebagai konfirmasi pesanan. Di sinilah transparansi berperan sangat penting, karena pelanggan perlu mengetahui apa yang mereka pesan dan kapan mereka dapat mengharapkannya.
4. Pemrosesan pesanan
Setelah sales order dikonfirmasi, proses pemrosesan pesanan punbisa dimulai. Tim yang bertanggung jawab akan mengambil produk dari gudang, melakukan pengepakan, dan menyiapkan pengiriman.
Jika pesanan melibatkan produk yang memerlukan penyesuaian khusus atau pembuatan, maka pada tahap ini juga mencakup proses produksi.
Pastikan semua detail pesanan diikuti dengan cermat untuk menghindari terjadinya kesalahan.
5. Pengiriman dan pengiriman
Setelah produk siap, langkah berikutnya adalah pengiriman. Anda perlu memastikan bahwa barang dikirim tepat waktu dan ke alamat yang benar.
Pengiriman bisa dilakukan melalui layanan kurir atau armada pengiriman internal, tergantung pada ukuran dan jangkauan bisnis Anda.
Pada tahap ini, Anda harus memberikan pelanggan informasi tentang pelacakan agar mereka dapat memantau status pengiriman.
6. Konfirmasi penerimaan
Setelah pelanggan menerima produk, tahap akhirnya adalah konfirmasi penerimaan. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa pelanggan merasa puas dengan produk yang diterimanya.
Anda bisa menghubungi pelanggan untuk mendapatkan feedback atau menggunakan sistem otomatis yang mengirimkan email konfirmasi penerimaan.
Langkah ini juga sangat penting untuk menyelesaikan administrasi internal dan pencatatan.
7. Faktur dan pembayaran
Terakhir, proses sales order diakhiri dengan membuat faktur dan mengelola pembayaran. Faktur yang berisi rincian pesanan dan jumlah yang harus dibayar akan dikirimkan kepada pelanggan.
Anda perlu memastikan bahwa pembayaran diterima sesuai dengan syarat yang telah disepakati. Jika ada keterlambatan atau masalah dengan pembayaran, Anda harus segera menindaklanjutinya dengan pelanggan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat memastikan bahwa proses sales order dapat berjalan dengan lancar dan efisien.
Hal tersebut tidak hanya akan membantu dalam menjaga kepuasan pelanggan tetapi juga memastikan bahwa bisnis Anda tetap berjalan dengan baik.
Baca juga: Pengertian Employee Benefit, Manfaat dan Jenis-Jenisnya
Penutup
Sales order adalah komponen penting dalam proses penjualan yang tidak hanya akan membantu Anda dalam mengatur dan mengelola pesanan pelanggan, tetapi juga memastikan bahwa bisnis Anda bisa berjalan dengan lancar.
Dengan memiliki sistem sales order yang baik, Anda bisa meningkatkan akurasi pesanan, memudahkan pelacakan inventaris, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Semua hal tersebut berkontribusi pada efisiensi operasional dan, pada akhirnya, pada keberhasilan bisnis Anda.
Tapi, jangan berhenti di situ saja! Mengelola sales order dengan baik juga bisa menjadi pintu masuk untuk menawarkan lebih banyak kepada pelanggan Anda, seperti program loyalitas pelanggan.
Dengan menggunakan platform seperti Bliss, Anda dapat menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih personal dan menarik, sambil memberikan insentif tambahan untuk mereka kembali dan berbelanja lagi.
Bliss menawarkan program loyalitas yang dirancang untuk meningkatkan keterikatan dan kepuasan pelanggan Anda dengan mudah.
Ingin tahu lebih banyak? Coba Bliss secara gratis sekarang juga dengan klik link ini dan rasakan sendiri bagaimana program loyalitas ini bisa membantu Anda dalam membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan!
Referensi:
