E-Procurement: Pengertian, Manfaat, dan Penerapannya

Dalam beberapa tahun terakhir ini, e-procurement telah menjadi solusi inovatif bagi banyak perusahaan dalam mengelola proses pengadaan barang dan jasanya.

Pada dasarnya, e-procurement, atau pengadaan elektronik, adalah suatu sistem yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembelian secara online, yang tidak hanya efisien tetapi juga transparan dan akuntabel.

Implementasi e-procurement dapat meningkatkan kinerja operasional dan mengurangi biaya, sehingga banyak perusahaan yang mulai beralih menggunakan metode ini.

Tapi, apa sebenarnya e-procurement itu? Apa saja manfaat dalam menerapkannya? Bagaimana juga cara menerapkannya? Baca terus artikel di bawah ini untuk mendapatkan jawabannya.

Apa itu e-procurement?

ilustrasi e-procurement. source envato

Berdasarkan artikel yang ditulis oleh Rahul Awati dalam laman TechTarget, e-procurement, atau pengadaan elektronik, adalah sistem yang memungkinkan perusahaan Anda untuk membeli barang dan jasa melalui platform digital.

Proses ini memanfaatkan teknologi internet untuk mengotomatisasi dan memfasilitasi berbagai tahapan pengadaan, mulai dari pencarian produk, pemesanan, hingga pembayaran.

Dengan e-procurement, Anda dapat mengelola pembelian secara lebih efisien, transparan, dan terintegrasi.

 Komponen Utama E-Procurement:

1. E-Tendering: Proses pengajuan dan evaluasi tender secara elektronik. Penyedia barang dan jasa dapat mengajukan penawaran melalui platform online.
2. E-Catalogue: Katalog digital yang berisi daftar produk dan jasa yang tersedia, lengkap dengan spesifikasi dan harga. Hal ini memudahkan pembeli untuk melakukan perbandingan dan pemilihan.
3. E-Auction: Lelang elektronik yang memungkinkan penjual dan pembeli melakukan negosiasi harga secara online dan
4. real-time.
5. E-Ordering: Proses pemesanan barang dan jasa secara elektronik, yang memungkinkan pelacakan status pesanan secara real-time.
6. E-Invoicing: Pembuatan dan pengiriman faktur secara digital, yang mempercepat proses pembayaran dan mengurangi kesalahan administratif.

Dengan berbagai keunggulan ini, e-procurement telah menjadi pilihan utama bagi banyak bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses pengadaannya.

Baca juga: Purchase Management System: Pengertian, Fitur, dan Manfaatnya

Manfaat menggunakan e-procurement dalam bisnis?

ilustrasi e-procurement. source envato

Menggunakan e-procurement dalam bisnis menawarkan berbagai manfaat yang besar dan dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi operasional dan daya saing perusahaan.

Berikut adalah beberapa manfaat utama e-procurement dalam bisnis:

 1. Efisiensi operasional

E-procurement akan mengotomatisasi berbagai proses pengadaan, mulai dari pencarian produk hingga pembayaran.

Hal tersebut akan mengurangi waktu yang diperlukan untuk setiap tahap pengadaan, sehingga akan mempercepat seluruh proses dan memungkinkan staf untuk fokus pada tugas-tugas penting lainnya.

 2. Meminimalisir biaya

Dengan e-procurement, Anda dapat mengurangi biaya administrasi dan operasional secara signifikan.

Otomatisasi proses pengadaan akan mengurangi kebutuhan akan dokumen fisik dan pekerjaan manual, yang pada akhirnya akan mengurangi biaya yang terkait dengan pencetakan, pengiriman, dan penyimpanan dokumen.

 3. Transparansi dan akuntabilitas

E-procurement akan meningkatkan transparansi dalam proses pengadaan dengan menyediakan jejak audit yang jelas untuk setiap transaksi.

Semua aktivitas pengadaan dapat dilacak dan direkam secara digital, sehingga akan memudahkan Anda dalam mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah serta mematuhi peraturan dan kebijakan perusahaan.

 4. Akses ke beragam pemasok

Sistem e-procurement memungkinkan Anda untuk terhubung dengan berbagai pemasok di seluruh dunia.

Hal ini akan membuka peluang untuk mendapatkan penawaran terbaik dan memilih pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Selain itu, e-catalogue juga akan memudahkan perbandingan produk dan harga dari berbagai pemasok.

 5. Meningkatkan pengelolaan persediaan

Dengan e-procurement, Anda dapat mengelola persediaan dengan lebih baik melalui pemantauan yang real-time terhadap stok barang.

Hal ini akan membantu menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan, serta memastikan bahwa barang tersedia secara tepat waktu sesuai kebutuhan.

 6. Kecepatan dan akurasi proses pembelian

Proses pembelian yang dilakukan secara elektronik akan menekan risiko human error dan meningkatkan akurasi data. E-ordering dan e-invoicing akan memastikan bahwa pesanan dan faktur Anda dapat diproses dengan cepat dan benar, serta mengurangi keterlambatan dalam pembayaran dan pengiriman.

 7. Meningkatkan hubungan dengan pemasok

E-procurement akan memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara perusahaan dan pemasok.

Dengan sistem yang terintegrasi, Anda dan pemasok dapat berbagi informasi secara lebih efisien, mengurangi potensi kesalahpahaman, dan membangun hubungan bisnis yang lebih erat dan saling menguntungkan.

 8. Keberlanjutan lingkungan

Dengan mengurangi penggunaan kertas dan sumber daya fisik lainnya, e-procurement akan membantu untuk menjalankan bisnis yang lebih ramah lingkungan. Hal tersebut juga sejalan dengan inisiatif keberlanjutan yang semakin penting dalam praktik bisnis modern.

Implementasi e-procurement dalam bisnis akan membawa berbagai manfaat yang mendukung efisiensi, transparansi, dan penghematan biaya.

Dengan menerapkan teknologi ini, Anda dapat meningkatkan kinerja operasional, memperkuat hubungan dengan pemasok, dan berkontribusi pada keberlanjutan lingkungan, sehingga akan menciptakan nilai tambah yang besar dalam jangka panjang.

Baca juga: Pengertian Employee Benefit, Manfaat dan Jenis-Jenisnya

Cara menerapkan e-procurement dalam bisnis

ilustrasi e-procurement. source envato

Menerapkan e-procurement dalam bisnis memerlukan pendekatan yang terstruktur dan menyeluruh untuk memastikan bahwa sistem ini dapat diintegrasikan dengan baik ke dalam proses bisnis yang sudah ada.

Nah, berikut ini adalah beberapa tahapan yang perlu Anda ambil untuk menerapkan e-procurement dalam bisnis:

 1. Analisis kebutuhan bisnis

• Identifikasi tujuan: Tentukan tujuan utama dari penerapan e-procurement, seperti meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, atau meningkatkan transparansi.
• Evaluasi proses: Lakukanlah evaluasi terhadap proses pengadaan yang terjadi saat ini untuk mengidentifikasi kelemahan dan area yang perlu ditingkatkan.
• Kebutuhan Teknologi: Identifikasi kebutuhan teknologi yang diperlukan untuk mendukung e-procurement, seperti perangkat lunak, perangkat keras, dan infrastruktur jaringan.

2. Memilih platform e-procurement

• Riset vendor: Teliti berbagai vendor penyedia solusi e-procurement yang ada di pasar. Pertimbangkan faktor seperti fitur, biaya, kemudahan penggunaan, dan dukungan teknis dalam memilih vendor tersebut
• Demontrasi dan uji coba: Mintalah demo dan uji coba dari beberapa vendor untuk memahami bagaimana sistem mereka dapat bekerja dan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
• Keamanan dan kepatuhan: Pastikan bahwa solusi yang Anda pilih sudah memenuhi standar keamanan dan kepatuhan yang berlaku.

 3. Desain dan perencanaan implementasi

• Rencana implementasi: Buat rencana implementasi yang jelas, seperti jadwal, anggaran, dan sumber daya yang dibutuhkan.
• Penyesuaian sistem: Sesuaikanlah sistem e-procurement dengan proses bisnis yang ada, seperti integrasi dengan sistem ERP atau sistem manajemen lainnya.
• Pengaturan data: Migrasikan data pengadaan yang ada ke dalam sistem baru dan pastikan data tersebut akurat dan lengkap.

 4. Pelatihan dan sosialisasi

• Pelatihan karyawan: Berikanlah pelatihan kepada semua pengguna yang akan terlibat dalam proses e-procurement, termasuk tim pengadaan, manajer, dan pemasok.
• Dokumentasi dan panduan: Siapkanlah dokumentasi dan panduan penggunaan yang lengkap untuk membantu pengguna memahami dan menggunakan sistem secara efektif.
• Sosialisasi kepada pemasok: Sosialisasikan penerapan e-procurement kepada pemasok dan bantu mereka untuk beradaptasi dengan sistem baru.

 5. Pelaksanaan dan monitoring

• Peluncuran bertahap: Luncurkan sistem e-procurement Anda secara bertahap, mulai dari bagian tertentu dari bisnis atau proyek pilot untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah awal.
• Monitoring kinerja: Pantau kinerja sistem secara terus-menerus, termasuk kepatuhan terhadap proses, kepuasan pengguna, dan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
• Feedback dan Penyesuaian: Kumpulkan feedback dari pengguna dan pemasok untuk terus melakukan perbaikan dan penyesuaian sistem.

 6. Evaluasi dan Optimalisasi

• Evaluasi berkala: Lakukanlah evaluasi secara berkala terhadap kinerja sistem e-procurement dan dampaknya terhadap efisiensi dan biaya pengadaan.
• Optimisasi proses: Identifikasi peluang untuk optimisasi lebih lanjut dan implementasikan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja.
• Pengembangan lanjutan: Pertimbangkanlah pengembangan atau peningkatan fitur sistem sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan bisnis yang terus berubah.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat menerapkan e-procurement dengan efektif, memastikan integrasi yang mulus dengan proses bisnis yang ada, dan mencapai manfaat maksimal dari sistem ini.

Baca juga: Pengertian Employee Perks, Manfaat dan Jenis-jenisnya

Penutup

Jadi, penerapan e-procurement dalam bisnis menawarkan banyak manfaat, seperti meningkatan efisiensi operasional, mengurangi biaya, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, serta akses yang lebih luas ke berbagai pemasok.

Proses penerapan e-procurement harus dimulai dengan analisis kebutuhan bisnis dan pemilihan platform yang tepat, diikuti oleh desain dan perencanaan implementasi yang matang.

Selain itu, penting juga untuk memberikan pelatihan kepada karyawan dan sosialisasi kepada pemasok agar mereka dapat beradaptasi dengan sistem baru.

Selama pelaksanaan, monitoring dan evaluasi kinerja secara berkala diperlukan untuk memastikan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tercapai dan untuk melakukan optimisasi berkelanjutan.

Dengan pendekatan yang terstruktur dan menyeluruh, perusahaan dapat mengintegrasikan e-procurement dengan baik ke dalam proses bisnis mereka, mencapai manfaat maksimal, dan meningkatkan daya saing di pasar.

Namun, dalam hal meningkatkan daya saing, menerapkan e-procurement saja tidaklah cukup. Hal lain yang bisa coba Anda maskimalkan adalah loyalitas pelanggan dengan menggunakan aplikasi loyalty program dari Bliss.

Aplikasi ini akan membantu Anda dalam meningkatkan loyalitas pelanggan, meningkatkan retensi pelanggan, menjaga hubungan baik dengan mereka, dan masih banyak lagi manfaat lainnya.

Lebih menariknya lagi, aplikasi ini bisa Anda integrasikan dengan ekosistem Accurate Online dan Accurate POS, sehingga menjalankan bisnis bisa jadi lebih mudah.

Penasaran dengan Bliss? Coba sekarang juga dengan klik link ini.

Referensi:

• What is e-procurement and how does it work? (techtarget.com)