Dewasa ini, Optical Character Recognition (OCR) menjadi teknologi canggih yang semakin banyak digunakan dalam berbagai jenis industri.
Dengan kemampuannya untuk mengubah teks yang ada dalam gambar menjadi teks yang dapat diedit, OCR telah membuka peluang baru dalam hal efisiensi dan produktivitas.
Lantas, apa saja manfaat dari optical character recognition? Bagaimana cara kerjanya? Baca terus artikel di bawah ini untuk mendapatkan jawabannya.
Daftar Isi
Apa itu optical character recognition?
ilustrasi optical character recognition. source envato
Optical character recognition (OCR) adalah teknologi yang digunakan untuk mengenali teks dalam gambar atau dokumen yang dipindai, dan mengubahnya menjadi teks yang dapat diedit dan dicari secara digital, seperti yang dijelaskan dalam laman Wikipedia.
Teknologi ini memanfaatkan algoritma canggih untuk mendeteksi dan mengidentifikasi karakter yang terdapat dalam berbagai format, seperti dokumen kertas yang dipindai, gambar dari buku, papan reklame, atau bahkan teks yang terdapat dalam foto.
Cara kerja OCR melibatkan beberapa tahapan penting, yaitu:
- Pemindaian dokumen: Dokumen fisik dipindai untuk menghasilkan gambar digital. Gambar ini kemudian diproses oleh software OCR.
- Preprocessing gambar: Gambar digital yang dihasilkan biasanya memerlukan beberapa langkah preprocessing seperti penghapusan noise, pengaturan kontras, dan koreksi rotasi untuk meningkatkan kualitas dan kejelasan teks.
- Segmentasi teks: Gambar akan dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil seperti paragraf, baris, kata, dan karakter individual.
- Pengenalan karakter: Setiap karakter dalam gambar harus diidentifikasi dan dibandingkan dengan database karakter yang telah ada menggunakan algoritma pengenalan pola.
- Post-processing: Hasil pengenalan karakter kemudian diolah lebih lanjut untuk memperbaiki kesalahan dan memastikan bahwa teks yang dihasilkan akurat dan mudah dibaca.
Teknologi OCR memiliki berbagai aplikasi praktis, seperti:
- Digitalisasi arsip: Mengonversi dokumen cetak menjadi format digital untuk penyimpanan yang lebih mudah dan akses yang lebih cepat.
- Pembacaan tanda terima: Mengotomatiskan input data dari tanda terima atau faktur ke dalam sistem akuntansi.
- Peningkatan aksesibilitas: Membantu setiap individu dengan gangguan penglihatan untuk mengakses teks dari gambar atau dokumen cetak melalui pembacaan suara.
- Analisis data: Memungkinkan ekstraksi data dari dokumen yang dipindai untuk selanjutnya dianalisis lebih lanjut.
Dengan berbagai manfaat yang ditawarkannya, optical character recognition telah menjadi alat yang sangat penting dalam era digitalisasi saat ini, yang mampu membantu mempercepat proses kerja dan meningkatkan efisiensi operasional di berbagai sektor, termasuk sektor bisnis.
Baca juga: Program Subscription: Pengertian, Cara Kerja, dan Strategi Menerapkannya
Manfaat menggunakan optical character recognition
ilustrasi optical character recognition. source envato
Optical character recognition (OCR) menawarkan sejumlah manfaat yang besar di berbagai bidang. Nah, berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari menggunakan teknologi OCR:
1. Efisiensi Wwaktu dan produktivitas
- Automasi input data: OCR memungkinkan adanya otomatisasi proses input data dari dokumen fisik ke format digital, sehingga akan menghemat waktu dan tenaga dibandingkan dengan melakukan input data secara manual.
- Pencarian dan pengambilan informasi yang cepat: Dokumen digital yang dapat dicari memungkinkan Anda untuk menemukan informasi dengan cepat menggunakan kata kunci tertentu.
2. Meminimalisir biaya operasional
- Meminimalisir kertas dan penyimpanan fisik: Dengan mendigitalisasi dokumen, Anda dapat mengurangi penggunaan kertas dan kebutuhan ruang penyimpanan fisik, yang pada akhirnya akan mengurangi biaya operasional.
- Meminimalisir kesalahan manual: Automatisasi pengenalan teks akan mengurangi kemungkinan human error dalam proses entri data, sehingga akan mengurangi biaya yang terkait dengan koreksi kesalahan.
3. Meningkatkan aksesibilitas
- Akses jarak jauh: Dokumen digital dapat diakses dari mana saja, sehingga memungkinkan kerja jarak jauh dan kolaborasi yang lebih mudah.
- Aksesibilitas bagi penyandang disabilitas: Teknologi OCR dapat digunakan untuk mengonversi teks cetak menjadi format yang dapat dibaca oleh aplikasi pembaca layar, sehingga akan membantu mereka yang memiliki gangguan penglihatan.
4. Digitalisasi dan pelestarian dokumen
- Arsip digital: OCR akan membantu Anda dalam membuat arsip digital dari dokumen fisik, sehingga akan memastikan bahwa informasi penting di dalamnya tidak hilang dan tetap dapat diakses di masa mendatang.
- Pemulihan dokumen rusak: Dokumen yang telah usang atau rusak dapat dipindai dan disimpan dalam format digital untuk mencegah terjadinya kehilangan data.
5. Meningkatkan akurasi dan keandalan data
- Meningkatkan akurasi data: Algoritma OCR yang canggih mampu mengenali karakter dengan tingkat akurasi yang tinggi, sehingga akan menghasilkan data yang lebih akurat dibandingkan dengan entri data manual.
- Keandalan dan konsistensi: OCR akan memastikan bahwa data yang dihasilkan konsisten, sehingga akan mengurangi variabilitas yang sering terjadi dengan input data manual.
6. Menghemat ruang dan sumber daya
- Mengurangi ruang penyimpanan: Digitalisasi dokumen akan mengurangi kebutuhan ruang fisik untuk penyimpanan, sehingga memungkinkan penggunaan ruang yang lebih efisien.
- Penghematan sumber daya: Mengurangi penggunaan kertas dan tinta, serta kebutuhan akan peralatan kantor seperti filing cabinet dan lemari arsip.
7. Kemudahan integrasi dengan sistem lain
- Integrasi dengan software lain: Data yang diekstraksi menggunakan OCR dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem manajemen dokumen, ERP, CRM, dan perangkat lunak lainnya untuk meningkatkan alur kerja.
Dengan berbagai manfaat ini, teknologi OCR tidak hanya akan membantu Anda dalam mengoptimalkan proses kerja dan mengurangi biaya, tetapi juga memberikan solusi yang lebih ramah lingkungan dan inklusif.
Baca juga: Customer Engagement: Pengertian dan Cara Meningkatkannya
Cara menggunakan optical character recognition untuk bisnis
ilustrasi optical character recognition. source envato
Menggunakan optical character recognition (OCR) untuk bisnis terbukti dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas.
Nah, berikut ini adalah tahapan tentang cara menggunakan OCR untuk bisnis:
1. Identifikasi kebutuhan bisnis
Anda harus memulai dengan menentukan area yang sering menggunakan dokumen fisik, seperti faktur, tanda terima, kontrak, dan formulir.
Setelah itu, lanjutkan dengan mengidentifikasi jenis dokumen yang paling sering digunakan dan bagaimana data dari dokumen tersebut akan diintegrasikan ke dalam sistem bisnis Anda.
2. Pilih software OCR yang tepat
Pilihlah perangkat lunak OCR yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Beberapa software OCR yang paling terkenal saat ini adalah ABBYY FineReader, Adobe Acrobat Pro, dan Tesseract.
Carilah software dengan fitur tambahan seperti pengenalan bahasa, pengenalan tulisan tangan, dan kemampuan integrasi dengan sistem manajemen dokumen (DMS) atau aplikasi bisnis lainnya.
3. Persiapkan dokumen
Gunakanlah pemindai yang berkualitas tinggi untuk menghasilkan gambar digital dari dokumen fisik. Pastikan gambar yang dihasilkan memiliki resolusi yang memadai untuk meningkatkan akurasi OCR.
Setelah itu, bersihkan gambar digital dari noise, atur kontras, dan koreksi rotasi jika diperlukan untuk memastikan teks dapat dikenali dengan jelas.
4. Implementasi OCR
Gunakanlah software OCR untuk memproses gambar digital dan mengubahnya menjadi teks yang dapat diedit dan dicari.
Tinjaulah hasil OCR untuk memastikan akurasi. Beberapa aplikasi OCR ada yang menawarkan fitur proofreading untuk membantu memperbaiki kesalahan pengenalan teks.
5. Integrasi dengan sistem bisnis
Impor teks yang dihasilkan ke dalam sistem bisnis seperti ERP, CRM, atau database lainnya. Pastikan format dan struktur datanya sudah sesuai dengan kebutuhan sistem Anda.
Buatlah alur kerja secara otomatis untuk menangani dokumen yang diproses dengan OCR, seperti mengirim faktur ke departemen akuntansi atau menyimpan kontrak di repository digital.
6. Pelatihan dan pengujian
Latihlah staf Anda untuk menggunakan aplikasi OCR dan memahami proses terbaru. Pastikan mereka mengetahui cara memindai dokumen, menggunakan aplikasi OCR, dan memvalidasi hasilnya.
Uji alur kerja OCR untuk memastikan semuanya sudah berjalan lancar. Lakukanlah penyesuaian jika diperlukan berdasarkan feedback dari staf dan hasil pengujian.
7. Pemeliharaan dan pembaruan
Pastikan aplikasi OCR yang Anda pilih selalu diperbarui ke versi terbaru untuk meningkatkan kinerja dan akurasi datanya.
Selain itu, Anda juga harus memantau kinerja OCR secara rutin untuk memastikan akurasi yang tinggi dan proses di dalamnya berjalan secara efisien. Lakukanlah perbaikan jika ditemukan masalah.
Contoh Aplikasi OCR dalam Bisnis
- Akuntansi dan keuangan: Mengotomatiskan input data dari faktur dan tanda terima ke dalam sistem akuntansi.
- Sumber daya manusia: Digitalisasi dan manajemen arsip karyawan, seperti resume, kontrak kerja, dan formulir evaluasi.
- Layanan pelanggan: Mengelola dan mencari informasi dari formulir pelanggan, surat, dan email yang dipindai.
- Manajemen Dokumen: Mengorganisir dan mencari dokumen legal, kontrak, dan dokumen penting lainnya dengan cepat dan efisien.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat memanfaatkan teknologi OCR untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan mempercepat alur kerja bisnis Anda.
Baca juga: Customer Development: Pengertian, Manfaat dan Cara Menerapkannya
Penutup
Optical character recognition (OCR) merupakan teknologi yang memungkinkan pengenalan dan konversi teks dalam gambar menjadi teks digital yang dapat diedit dan dicari.
Dengan menggunakan OCR, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas.
Proses implementasi OCR melibatkan beberapa langkah, mulai dari identifikasi kebutuhan bisnis, pemilihan aplikasi yang tepat, persiapan dokumen, hingga integrasi dengan sistem bisnis yang ada.
Setelah diproses oleh aplikasi OCR, hasil pengenalan teks perlu divalidasi untuk memastikan akurasi, kemudian data tersebut dapat diintegrasikan ke dalam sistem bisnis seperti ERP atau CRM.
Pelatihan staf dan pemeliharaan aplikasi juga penting untuk memastikan kelancaran dan efektivitas penggunaan OCR.
Dalam berbagai aplikasi praktis, OCR juga mampu membantu Anda dalam mendigitalisasi arsip, automasi input data, meningkatkan aksesibilitas, dan penyimpanan dokumen yang lebih efisien.
Jadi, OCR adalah tools penting dalam era digitalisasi, yang mampu membantu bisnis untuk mengoptimalkan proses kerja dan memanfaatkan data secara lebih efektif.
Namun, terdapat hal lainnya yang harus Anda perhatikan agar bisnis Anda bisa terus berkembang dan bersaing di tengah ketatnya persaingan bisnis. Salah satunya adalah memerhatikan kepuasan pelanggan.
Untuk memberikan kepuasan pelanggan, ada bisa menerapkan banyak cara, seperti dengan memberikan program loyalitas pelanggan menggunakan aplikasi Bliss.
Aplikasi ini akan membantu Anda dalam menerapkan program membership digital, mengelola poin reward pelanggan secara mudah, menyebarkan pesan promosi secara personal, dan masih banyak lagi.
Dengan menggunakan Bliss, kepuasan pelanggan Anda akan meningkat, retensi pelanggan akan jauh lebih baik, dan pada akhirnya akan membantu meningkatkan profitabilitas bisnis Anda.
Penasaran dengan Bliss? Ayo coba sekarang juga dengan mengisi form ini.
Referensi:
