Email menjadi salah satu alat komunikasi utama di era digital seperti saat ini. Setiap hari, jutaan email dikirim dan diterima oleh para profesional di seluruh dunia.
Sebagai pelaku bisnis, Anda perlu memahami cara menulis email bisnis dengan tepat agar pesan Anda tersampaikan secara efektif.
Dalam artikel kali ini, kita akan mempelajari berbagai aspek penting dalam penulisan email bisnis, mulai dari struktur dasar, email etiquette, hingga tips menulis subject line menarik.
Kami juga akan membagikan contoh-contoh template email siap pakai untuk membantu Anda berkomunikasi lebih profesional. Ayo baca pembahasan lengkapnya dan tingkatkan kemampuan menulis email bisnis Anda ke level berikutnya.
Pengertian email bisnis dan cara kerjanya
Email bisnis adalah bentuk komunikasi tertulis profesional melalui platform elektronik untuk keperluan bisnis atau pekerjaan. Media komunikasi ini memungkinkan Anda untuk bertukar informasi, dokumen, dan pesan dengan rekan kerja, klien, atau mitra bisnis secara cepat dan efisien.
Cara kerja email bisnis mirip dengan sistem pos elektronik. Saat Anda mengirim email, pesan akan melalui beberapa tahap:
- Pesan dikirim melalui SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) server
- Server pengirim berkomunikasi dengan server penerima
- Pesan disimpan di server penerima
- Penerima mengakses pesan menggunakan protokol POP3 atau IMAP
Email bisnis memiliki beberapa komponen utama, yaitu
- Subject line: judul atau topik pesan
- Recipient: alamat email penerima
- CC (Carbon Copy): tembusan kepada penerima lain
- BCC (Blind Carbon Copy): tembusan rahasia
- Isi pesan
- Signature: tanda tangan digital berisi informasi kontak
Menurut laporan Statista, pada tahun 2023 sekitar 347,3 miliar email dikirim setiap hari di seluruh dunia. Angka tersebut menunjukkan pentingnya email sebagai sarana komunikasi bisnis modern.
Baca juga: Mailing List: Kunci Sukses dalam Email Marketing
Aspek penting dalam penulisan email bisnis
1. Format dan struktur
Sebuah email bisnis memerlukan struktur yang jelas dan terorganisir. Mulailah dengan salam pembuka formal, lalu paragraf pendahuluan, isi pesan, dan penutup. Menurut panduan dari Business.com, struktur pesan yang terorganisir akan membantu pembaca memahami maksud email dengan lebih baik.
2. Bahasa dan nada bicara
Gunakanlah bahasa yang profesional namun tetap ramah. Pilihlah kata-kata dengan cermat dan sesuaikan nada bicara dengan hubungan Anda dan penerima email.
Hindari menggunakan bahasa informal atau slang. Seperti yang dijelaskan Harvard Business Review, ketepatan bahasa akan menentukan efektivitas komunikasi.
3. Subject line
Subject line menjadi elemen krusial karena menentukan kesan pertama penerima. Buatlah subject yang singkat, jelas, dan mencerminkan isi pesan. Riset dari Convince & Convert menunjukkan 35% penerima membuka email berdasarkan subject line saja.
4. Email signature
Signature profesional harus mencakup nama lengkap, jabatan, perusahaan, dan informasi kontak relevan. Forbes menyarankan untuk menyertakan juga tautan media sosial profesional seperti LinkedIn.
5. Ketepatan waktu
Perhatikanlah waktu pengiriman email. Kirimlah email bisnis pada jam kerja dan berikan respons dalam waktu 24-48 jam. Menurut penelitian University of Southern California, waktu pengiriman akan mempengaruhi tingkat respons penerima.
6. Lampiran (Attachment)
Saat mengirim lampiran, pastikan format file yang Anda kirimkan bersifat umum (.pdf, .doc) dan ukurannya tidak terlalu besar. Selalu informasikan keberadaan lampiran dalam isi email. Menurut Gmail Support, sebaiknya ukuran lampiran tidak melebihi 25MB.
Baca juga:
Contoh template email bisnis siap pakai
1. Template email perkenalan bisnis
2. Template email konfirmasi janji temu
3. Template email penawaran produk
4. Template email ucapan terima kasih
5. Template email permintaan maaf
Setiap template dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan dan gaya komunikasi perusahaan. Pastikan untuk selalu menyesuaikan tone dan format sesuai dengan budaya perusahaan dan hubungan dengan penerima email.
Baca juga: Buat Email Anda Hidup: Strategi Jitu Video Email Marketing
Penutup
Komunikasi bisnis melalui email telah menjadi standar dalam dunia profesional modern. Penguasaan teknik menulis email bisnis akan membantu Anda membangun citra profesional dan meningkatkan efektivitas komunikasi dengan klien atau mitra bisnis.
Mulai dari struktur pesan, pemilihan bahasa, hingga template siap pakai, setiap elemen berperan penting dalam menciptakan email bisnis berkualitas.
Mengelola komunikasi dengan klien menjadi lebih mudah ketika Anda memiliki sistem terintegrasi.
Bliss hadir sebagai solusi lengkap untuk program loyalitas pelanggan, yang siap membantu Anda menjalin hubungan lebih dekat dengan klien melalui fitur email marketing otomatis dan personalisasi pesan.
Platform Bliss memungkinkan Anda mengirim email bisnis dengan tampilan profesional dan melacak responsnya secara real-time.
Tertarik mencoba? Bliss menawarkan periode uji coba gratis untuk Anda merasakan manfaat platformnya. Daftarkan bisnis Anda dengan klik link ini sekarang dan mulai tingkatkan kualitas komunikasi bisnis Anda dengan Bliss.
Referensi:
