Dalam beberapa tahun berakhir, e-tendering menjadi solusi inovatif yang mengubah cara konvensional dalam proses pengadaan barang dan jasa.
E-tendering, atau yang dikenal juga sebagai tender elektronik, merupakan sistem yang memungkinkan adanya pelaksanaan proses tender secara online, mulai dari pengumuman hingga evaluasi dan penentuan pemenang.
Dengan menerapkan e-tendering, terdapat berbagai keuntungan yang bisa Anda rasakan, seperti transparansi, efisiensi, dan kemudahan akses.
Selai itu, e-tendering juga mampu memberikan kesempatan yang lebih luas bagi para penyedia barang dan jasa untuk berpartisipasi tanpa adanya batasan geografis.
Namun, apa pengertian sebenarnya dari e-tendering? Bagaimana cara kerja dari sistem ini? Apa saja manfaatnya? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel ini hingga selesai.
Daftar Isi
Pengertian e-tendering
ilustrasi e-tendering. source envato
Barbara Cook dari laman Tipalti menjelaskan bahwa e-tendering, atau tender elektronik, adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara online melalui platform atau sistem elektronik.
Metode ini menggantikan cara tradisional yang biasanya melibatkan banyak dokumen fisik dan prosedur manual, dengan sistem yang lebih terotomatisasi dan efisien.
E-tendering mencakup seluruh tahapan proses tender, mulai dari pengumuman lelang, pengambilan dokumen tender, pengajuan penawaran oleh penyedia barang dan jasa, hingga evaluasi dan penentuan pemenang tender.
Proses e-tendering tersebut dibuat agar bisa meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam hal pengadaan, mengurangi kemungkinan terjadinya korupsi dan kolusi, serta mempercepat waktu penyelesaian tender.
Dengan menerapkan e-tendering, semua pihak yang terlibat dapat memantau status tender secara real-time dan memiliki akses yang sama terhadap informasi yang dibutuhkan.
Hal ini tidak hanya akan mempermudah proses koordinasi dan komunikasi, tetapi juga akan memberikan kesempatan secara merata bagi para penyedia barang dan jasa dari berbagai lokasi untuk bersaing secara adil.
E-tendering juga umumnya sudah dilengkapi dengan berbagai fitur keamanan untuk memastikan integritas data dan kerahasiaan informasi yang dipertukarkan selama proses tender.
Jadi, e-tendering merupakan solusi terkini yang mampu mendukung praktik pengadaan secara efisien, transparan, dan kompetitif di era digital seperti sekarang.
Baca juga: Pelanggaran Etika Bisnis: Dampak dan Konsekuensinya bagi Perusahaan
Cara kerja sistem e-tendering
ilustrasi e-tendering. source envato
Sistem e-tendering melibatkan beberapa tahapan yang terstruktur dan dijalankan secara elektronik agar proses pengadaan barang dan jasa berjalan secara efisien dan transparan.
Nah, berikut ini adalah beberapa tahapan dari cara kerja sistem e-tendering:
1. Pengumuman tender
Pihak penyelenggara tender akan mengumumkan adanya proyek pengadaan melalui platform e-tendering. Pengumuman tersebut mencakup informasi detail mengenai proyek, persyaratan peserta, batas waktu pengajuan, dan dokumen yang diperlukan dalam proses tender.
2. Registrasi dan verifikasi penyedia
Penyedia barang dan jasa yang tertarik harus mendaftar pada platform e-tendering. Proses tersebut umumnya diawali dengan mengisi formulir pendaftaran dan meng-upload dokumen pendukung yang relevan. Setelah itu, dilanjutkan dengan proses verifikasi untuk memastikan keaslian data dari pihak penyedia.
3. Download dokumen tender
Penyedia yang telah terverifikasi dapat men-download dokumen tender yang berisi spesifikasi proyek, syarat dan ketentuan, serta format penawaran. Dokumen ini akan menjadi acuan utama dalam menyusun penawaran.
4. Pengajuan penawaran
Penyedia barang dan jasa akan membuat penawaran yang sesuai dengan dokumen tender dan meng-upload-nya kembali ke platform e-tendering sebelum batas waktu yang telah ditentukan. Sistem e-tendering biasanya memiliki fitur untuk memeriksa kelengkapan dokumen secara otomatis.
5. Pembukaan dan evaluasi penawaran
Setelah batas waktu pengajuan berakhir, penawaran yang masuk akan dibuka secara elektronik oleh panitia tender. Proses evaluasi akan dilakukan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, seperti harga, kualitas, dan kesesuaian dengan spesifikasi proyek. Evaluasi ini bisa dilakukan dengan penilaian otomatis dan manual oleh tim evaluasi.
6. Pengumuman pemenang tender
Setelah evaluasi selesai, pemenang tender akan diumumkan melalui platform e-tendering. Semua peserta tender dapat melihat hasil evaluasi dan alasan pemenang tersebut dipilih. Dengan begitu, transparansi dalam proses pengadaan akan tetap terjaga
7. Penandatanganan kontrak
Pemenang tender kemudian akan diundang untuk menandatangani kontrak kerja sama dengan pihak penyelenggara. Proses tersebut juga bisa dilakukan secara elektronik melalui platform e-tendering yang mendukung tanda tangan digital.
8. Monitoring dan pelaporan
Setelah kontrak ditandatangani, pelaksanaan proyek dapat dipantau melalui platform e-tendering. Pihak penyelenggara dan penyedia bisa melaporkan perkembangan proyek, mengunggah dokumen kemajuan, dan menyelesaikan pembayaran melalui sistem tersebut.
Dengan memahami cara kerja sistem e-tendering, Anda dapat memanfaatkan teknologi ini untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses pengadaan Anda.
Baca juga: Contoh Wirausaha dengan Modal Kecil: Peluang Besar untuk Memulai Usaha
Manfaat sistem e-tendering
ilustrasi e-tendering. source envato
1. Efisiensi waktu dan biaya
Sistem e-tendering mampu mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan dalam proses pengadaan secara signifikan.
Dengan adanya proses eliminasi dokumen fisik dan proses manual, semua tahapan tender dapat diselesaikan secara lebih cepat dan dengan biaya operasional yang lebih rendah.
Penerapan otomatisasi pada beberapa proses, seperti verifikasi dokumen dan evaluasi awal, juga mampu mempercepat proses pengadaan secara keseluruhan.
2. Transparansi
E-tendering juga akan memastikan tingkat transparansi yang tinggi dalam setiap tahapan pengadaan. Semua peserta tender memiliki akses yang sama terhadap informasi dan perkembangan tender.
Pengumuman hasil evaluasi dan alasan pemilihan pemenang juga dapat diakses oleh semua pihak, yang mana hal tersebut akan membantu mengurangi kemungkinan terjadinya praktik korupsi dan kolusi.
Transparansi tersebut mampu meningkatkan kepercayaan penyedia barang dan jasa terhadap proses pengadaan.
3. Aksesibilitas
Sistem ini memungkinkan adanya partisipasi yang lebih luas dari penyedia barang dan jasa dari berbagai lokasi, tanpa harus hadir secara fisik.
Dengan mengakses proses tender secara online, penyedia dari berbagai daerah yang jauh sekalipun nantinya dapat mengikuti proses tender, sehingga akan memperluas jangkauan dan peluang bisnis Anda.
Hal tersebut juga mampu meningkatkan kompetisi yang sehat di antara para penyedia, yang pada akhirnya akan menguntungkan pihak penyelenggara dengan penawaran yang lebih kompetitif.
4. Keamanan data
E-tendering juga sudah dilengkapi dengan berbagai fitur keamanan, seperti enkripsi data dan autentikasi pengguna, yang mana hal tersebut mampu memastikan integritas dan kerahasiaan informasi.
Seluruh data yang dipertukarkan dalam sistem ini akan dijaga ketat untuk mencegah manipulasi, kebocoran, dan akses yang tidak sah.
Keamanan ini akan memastikan bahwa hanya pihak-pihak yang berwenang saja yang dapat mengakses informasi sensitif, sehingga akan mampu melindungi kepentingan semua pihak yang terlibat.
Dengan memanfaatkan sistem e-tendering, Anda akan bisa dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, aksesibilitas, dan keamanan dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Baca juga: Pemanfaatan Sistem Informasi dalam Meningkatkan Efisiensi Bisnis
Kesimpulan
E-tendering merupakan solusi terkini yang mampu memberikan berbagai keuntungan dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Melalui digitalisasi dan otomatisasi, sistem ini mampu meningkatkan efisiensi waktu dan biaya, mengurangi proses birokrasi yang rumit, serta mempercepat penyelesaian tender.
Transparansi yang dihadirkan dalam sistem e-tendering akan bahwa setiap tahap pengadaan dapat diaudit dan dipantau oleh semua pihak yang berkepentingan, sehingga akan meminimalisir risiko praktik korupsi dan kolusi.
Aksesibilitas yang lebih luas juga memungkinkan partisipasi dari penyedia barang dan jasa tanpa adanya batasan geografis, sehingga akan menciptakan kompetisi yang lebih sehat dan merata. Selain itu, fitur keamanan data yang canggih akan memastikan bahwa informasi sensitif Anda terlindungi dari manipulasi dan akses yang tidak sah.
Secara keseluruhan, e-tendering juga merupakan inovasi yang mampu mengoptimalkan proses pengadaan di era digital, sehingga akan memberikan manfaat yang signifikan bagi dunia bisnis dan pemerintahan.
Implementasi e-tendering yang efektif pun dapat membawa perubahan positif dan keberlanjutan dalam praktik pengadaan, mendukung adanya transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi di berbagai sektor.
Namun, untuk meningkatkan kesuksesan bisnis, terdapat satu hal yang harus diperhatikan dengan baik, yaitu kepuasan pelanggan.
Nah, Anda bisa meningkatkan kepuasan pelanggan dengan mudah bila menggunakan aplikasi loyalitas program dari Bliss.
Aplikasi ini akan memungkinkan Anda untuk menghadirkan membership digital untuk para pelanggan setia Anda. Dengan begitu, mereka bisa mengumpulkan poin dengan mudah dan Anda pun bisa mengelola poin tersebut secara real time.
Lebih dari itu, aplikasi ini juga akan membantu Anda untuk mengirimkan pesan promosi yang bisa dipersonalisasi sesuai dengan referensi pelanggan Anda. Sehingga, meraka akan merasa dihargai dan retensi pembelian pun terjadi.
Jadi penasaran kan dengan Bliss? Ayo coba gunakan sekarang juga gratis dengan klik link ini.
Referensi:
